Fondos de Caja Chica

I. Introducción

El desenvolvimiento normal del gran universo empresarial, implica el desarrollo de distintas operaciones, las cuales permiten contemplar situaciones en las cuales la empresa
requiere de un buen proceso de control financiero y de un sistema contable los mismos que constituirán una base de una administración
financiera efectiva y oportuna.
En esta oportunidad nos estamos refiriendo a los pagos en efectivo que son inevitablemente
necesarios. Es por dicha razón, que todas las empresas habilitan los fondos de "caja chica" destinadas a cubrir los desembolsos de aquellos gastos menores, tales como gastos de movilidad otorgados a los trabajadores que se requieren para que puedan realizar sus labores
diarias (es decir aquellos otorgados como condición de trabajo), o para la adquisición de artículos de oficina, artículos de limpieza u otros gastos de menor cuantía que deban ser de rápida cancelación y que por sus características
no puedan ser cancelados con cheques.
Específicamente, los controles financieros nos garantizarán que:
• Los fondos y recursos se utilicen de manera responsable y adecuada;
• Los ingresos y egresos (salidas de dinero) se manejen únicamente de acuerdo con los procedimientos autorizados;
• Las operaciones se registren correctamente;
• El acceso a los activos sea permitido solamente
con la autorización del administrador responsable.
Por lo antes expuesto, en esta oportunidad abordaremos el tema desarrollando los aspectos
más importantes relacionados con el uso de los fondos de caja chica, los controles adecuados
que se deben establecer con el fin de evitar el mal uso de dichos fondos, así como las posibles contingencias tributarias derivadas del manejo de los desembolsos que se realicen en efectivo sin observar los requisitos establecidos por las normas tributarias.

II. Aspectos generales

1. Definición
El fondo de Caja Chica está constituido por un importe fijo de dinero en efectivo restituible, cuyos montos son autorizados de acuerdo con los requerimientos, dicho fondo sirve para cancelar obligaciones de valor reducido y por lo cual no es común ni frecuente que se paguen mediante la emisión de cheques.
2. Objetivo del fondo de caja chica
El objetivo principal de contar con un fondo de caja chica es la de mantener la disponibilidad financiera que permita cubrir los gastos menores derivados del funcionamiento interno, urgentes y de rápida cancelación.
3. Sistema de Control
El sistema de control interno resulta importante para una empresa a fin de resguardar los fondos asignados a caja chica. En este caso correspondería efectuar o realizar un control financiero para:
• Evitar pérdidas por concepto de fraudes o robos.
• Garantizar la exactitud contable de los ingresos, pagos y saldos del efectivo.
• Mantener el saldo suficiente para hacer pagos necesarios y afrontar emergencias.
• Evitar cifras grandes de dinero ocioso. Los elementos más importantes del Sistema de Control son los siguientes:

3.1. Plan de organización
Debe indicar claramente los departamentos o personas responsables de las diferentes funciones, especificando de corresponder la facultad de tomar decisiones. En tal sentido, dentro de este elemento de control debe evidenciarse, entre otros, principalmente lo siguiente:
• Existencia de Políticas y Procedimientos.
• Personal capacitado.
• Ejecución adecuada de los procedimientos

3.2 Fases
Las fases vinculadas con el fondo de caja chica son las siguientes:
– Autorización, dicha responsabilidad debe estar a cargo de la gerencia del área o general.
– Aprobación.
– Ejecución.
– Registro.

3.3 Objetivos del sistema de control
Algunos de los objetivos que se desean alcanzar con el establecimiento del sistema de control son:
a. Asignación de un Fondo Fijo adecuado.
b. Que exista un sistema adecuado de autorización de egresos.
c. Evitar situaciones que pueden presentarse para encubrir fondos como por ejemplo:
c1. Cancelar gastos no reales.
• Contabilizar y pagar facturas falsas.
• Contabilizar y pagar duplicados de documentos.
c2. Adulterar documentos corrigiendo cifras.
c3. Adulterar la suma de los reembolsos de Fondos Fijos.
c4. Utilizar los fondos asignados para cubrir gastos personales del encargado de administrar el fondo o de otros trabajadores.

4. Sujetos responsables del manejo
A efectos de poder asegurar el buen manejo de los fondos se deben designar a las personas responsables de dicha actividad:
4.1. Funcionario de mayor jerarquía
Encargado de nombrar al responsable del manejo del fondo de caja chica y de autorizar la apertura o ampliación de los fondos asignados.
4.2. Administrador del fondo de caja chica
Es el Funcionario o empleado responsable
de la custodia del efectivo, administración y uso conforme a las disposiciones que se establezcan.
4.2.1. Establecer el perfil conteniendo
los requisitos que debe reunir el responsable del manejo de los fondos de caja chica
– Tiempo mínimo de permanencia cumplido en la empresa (por ejemplo
90 días).
– Haber recibido la instrucción por parte del funcionario de mayor jerarquía para el manejo de los fondos.
– Debe ser una persona sin ningún vínculo a los encargados del giro de cheques, cajero y personal que maneje registros contables o realice funciones contables.
4.2.2. Consideraciones para un adecuado manejo
El administrador del fondo debe tener en cuenta lo siguiente:
• Conservar el efectivo bajo llave en una caja de seguridad (caja fuerte);
• Establecer un monto máximo aproximadamente
teniendo como referencia
al total de gastos menores que se realizan en el mes;
• Utilizar recibos de caja con numeración
correlativa impresa, los que deberán ser emitidos cada vez que se autorice retiro de dinero del fondo.

5. Apertura del fondo
El importe del fondo será determinado en función a las reales necesidades de cada institución, para ello es de importancia la existencia de un documento que autoriza la apertura del fondo fijo firmado por el funcionario.
5.1 Contenido del documento de autorización
• Nombre del trabajador encargado del manejo del fondo, a cuyo nombre se girarán los cheques de apertura y reposición de los fondos.
• Monto del fondo fijo.
• Monto máximo de cada pago en efectivo.
• Relación de desembolsos autorizados y no autorizados a realizarse con caja chica.
5.2. Establecer los montos máximos de pago: Se debe establecer el monto máximo que se retirará del fondo por cada pago, en función a un porcentaje del monto asignado como caja chica.
Ejemplo: El valor máximo por cada pago no podrá exceder el 30% incluido impuestos
del monto asignado como caja chica.
Monto asignado : S/. 3,000
Monto máximo por cada
pago : S/. 900

6. Utilización de los fondos de caja chica
Si bien es cierto cancelar con cheques y depositar los ingresos en cuenta corriente facilita el control interno del efectivo, también
no es menos cierto que a su vez se pierde agilidad en los pagos especialmente en aquellos de poco monto, como lo son la adquisición en efectivo de bienes, servicios
y otros pagos que regularmente no se cancelan con cheques, tales como:
– Adquisición y arreglo de cerraduras y seguridades;
– Adquisición de suministros o materiales de menor cuantía;
– Adquisición de útiles de aseo y limpieza;
– Adquisición de repuestos y reparaciones pequeñas
para instalaciones de energía eléctrica, agua, teléfono, entre otros;
– Envío de correspondencia, pago de fletes;
– Gastos judiciales de diversa índole;
– Parqueo (incluye estacionamientos);
– Fotocopias;
– Movilidad dentro del ámbito local para:
• Trámites documentarios oficiales,
• Operaciones diversas, tales pagos de impuestos,
• Cobranzas a clientes,
– Gastos de peaje;
– Gastos menudos sustentados con boletas de venta y tickets;
– Gastos de Refrigerios, cafetería y servicios de catering requeridos en las reuniones de trabajo o con clientes (debe establecerse un porcentaje máximo de desembolso).

7. Prohibiciones en la llevanza de la caja chica

Del mismo modo que existen conceptos autorizados a cubrir desembolsos mediante los fondos de caja chica, también existen desembolsos que no pueden realizarse utilizando dicho Fondo, tales como:
a. Pago de servicios personales.
b. Gastos particulares de los funcionarios o empleados.
c. Cambio de cheques personales o de terceros.
d. Abrir cuentas corrientes o ahorros.
e. Realizar pagos diferentes a la función del fondo de caja chica.
f. Préstamos al personal, accionistas o terceros.
g. Pago de Tributos.

8. Reposición de los fondos de caja chica

Al final de cada mes deben sumarse todos los recibos de caja, de modo que el total de éstos (recibos) más la cantidad de efectivo en caja, debe ser igual al monto máximo asignado como fondo de caja chica.
Por ejemplo, si el tope máximo de los fondos de caja chica a principio de cada mes es de S/. 3,000 (nuevos soles) y la suma de los recibos de caja del mes es de S/. 1,600 entonces se debería tener S/. 1,400 en caja. El total de gastos, en este caso S/. 1,600, debe ser reembolsado a la caja chica por medio de un cheque girado en forma oportuna a nombre del responsable del manejo de los fondos, e incluirse en el saldo inicial de caja para el siguiente mes.
8.1. Pautas a considerar
a. En la reposición o liquidación del fondo no se podrá utilizar documentos
con tachones, borrones, enmendaduras o deteriorados.
b. No se deberá autorizar la reposición ni liquidación de fondos sin contar con los documentos de respaldo originales.
c. Se debe fjar un monto mínimo en caja a partir del cual se debe pedir su reposición para evitar quedar sin dinero mientras se realiza el trámite de reintegro de fondos.

9. Establecimiento de controles adecuados

Los fondos en efectivo administrados mediante la Caja Chica, deben manejarse de manera precisa, para ello es necesario establecer lineamientos básicos que se deben observar y que nos asegure que se está cumpliendo con el control adecuado de los fondos.
a) No se deberán incluir facturas u otros documentos que por su naturaleza, no califiquen como concepto a ser cancelados mediante el uso del fondo de caja chica.

b) Los gastos efectuados por Fondo de Caja Chica se resumirán en un formato,
en orden numérico y secuencial “Formato de Planilla para Liquidación del Fondo de Caja Chica” y debe confeccionarse en original y copia.
c) Cada egreso realizado con este fondo debe ser debidamente sustentado con documento idóneo que acredite su fehaciencia, así cuando corresponda se acreditará mediante los comprobantes
de pago que reúnan los requisitos establecidos en el Reglamento de Comprobantes de Pago.
d) El encargado, para efectuar los pagos con fondos de Caja Chica, debe verificar que todos los documentos tengan la firma de los funcionarios autorizados.
e) La rendición documentada del fondo de Caja Chica debe ejecutarse con la sustentación de los comprobantes de pago o documentos sustentatorios y fehacientes que en ella se adjuntan.

f) El original de la Planilla de Liquidación de caja chica y los documentos sustentatorios de los gastos deben ser entregados al Departamento de Contabilidad para su registro contable (estableciendo plazo máximo y niveles de responsabilidad).
g) El Departamento de Contabilidad debe verificar la suma total gastada según planilla de liquidación vs. los recibos de caja y documentos sustentatorios, observando que reúnan los requisitos exigidos y que en cada documento tenga el sello de cancelado o pagado.
h) Para asegurar el uso adecuado del fondo, se debe designar al funcionario encargado de realizar los arqueos en forma periódica y sorpresiva de los fondos de caja chica. Cualquier anormalidad debe ser comunicada por escrito a la Gerencia de Administración y/o Finanzas para tomar medidas correctivas administrativas y contables.

Edú González Palomino